Mise en service en ligne
Impossible de vous déplacer au bureau ? En Ontario, vous pouvez faire certifier vos documents depuis le confort de votre domicile ou de votre bureau grâce à un appel vidéo sécurisé. En vertu du Règlement de l’Ontario 431/20 , la certification à distance est une option légale et permanente pour les résidents.
Comment fonctionne la mise en service à distance
Préparation : Vous devez télécharger ou envoyer par courriel une copie numérique de votre document (PDF ou Word) avant le rendez-vous.
L’appel vidéo : vous rencontrez le notaire/commissaire aux comptes via une plateforme sécurisée (comme Zoom, Google Meet ou une application notariale dédiée). Les deux parties doivent pouvoir se voir, s’entendre et se parler en temps réel.
Vérification d'identité : Vous devrez présenter votre pièce d'identité officielle originale avec photo devant la caméra pour que le commissaire puisse la vérifier.
Signature : Vous signez le document numériquement (à l'aide d'une signature électronique) ou physiquement pendant que le commissaire observe à la caméra.
Le serment modifié : Le commissaire signe et appose un « serment modifié » sur le document. Cette formulation particulière indique que le document a été commandé à distance et mentionne les adresses physiques du signataire et du commissaire.
Quels documents peuvent être traités en ligne ?
La plupart des documents qui requièrent un serment, une affirmation ou une déclaration peuvent être remplis à distance, notamment :
Affidavits (par exemple, pour le tribunal, le RAFEO ou l'assurance).
Déclarations statutaires (par exemple, statut de conjoint de fait, résidence).
Formulaires gouvernementaux nécessitant la signature d'un commissaire.
Qu’est-ce qui ne peut PAS être fait en ligne ?
Bien que la technologie ait fait d'énormes progrès, la loi ontarienne exige toujours une présence physique pour :
Copies certifiées conformes : Un notaire doit physiquement voir et toucher le document original pour certifier une copie.
Documents internationaux : De nombreux consulats ou pays étrangers exigent une signature manuscrite à l’encre et un sceau en relief.
Testaments et procurations : Ces documents sont soumis à des règles de « témoignage virtuel » très spécifiques, différentes des procédures de mandat standard.
Liste des documents acceptables
Les déclarations sous serment, telles que les déclarations d'identité, de service, de revenus, de divorce et les déclarations judiciaires
Déclaration statutaire telle que tutelle, common law, OSAP, paiement progressif
Formulaire de déclaration de perte
Lettre d'autorisation de voyage
Demande de changement de nom
Transfert de véhicule familial - Don de véhicule à moteur
Toute autre déclaration statutaire ou affidavit qui doit être commandé
Si votre document ne figure pas dans la liste, envoyez-nous une demande !
Conseil de pro : Avant de prendre rendez-vous à distance, vérifiez toujours auprès de l’organisme qui reçoit votre document qu’il accepte les signatures électroniques et la certification à distance.